De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een middel gericht op veilig en gezond werken. Het is belangrijk voor medewerkers omdat het iets zegt over hun arbeidsomstandigheden, maar ook verplicht voor de werkgever – ongeacht de omvang van het bedrijf. Het brengt onder meer in kaart hoe het is gesteld met contracten, certificaten en vergunningen die een rol spelen in de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Ook voor de horeca geldt deze verplichting en is effectief documentbeheer onmisbaar.

Het implementeren van een document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Toch zijn er voor deze MKB organisaties voordelen om het wel te doen. Wij zetten ze op een rij.

Met de komst van de Cloud en flexwerken is het digitaliseren van je papieren archief geen luxe meer. Het wordt steeds meer een noodzaak, zodat deze informatie bijvoorbeeld via een document management systeem altijd en overal razendsnel toegankelijk is en inhoudelijk in verband kan worden gebracht met andere informatie.

Wat zijn nu de voordelen van digitaliseren van je ordners en archiefdozen en hoe kun je een dergelijke klus het beste aanpakken. In deze blog geef ik je antwoorden op deze vragen.

‘Wat een prachtig weer vandaag! Eigenlijk de hele week al, we hebben al heel wat terrassen gepakt. Voor zakelijke ontmoetingen en zeker ook ter ontspanning. Genieten van het mooie weer, de mensen en een hapje en een drankje. Het laatste wat je op zo’n moment wilt, is nadenken over of de zaak waar je zit alle keuringen, inspecties, certificaten en vergunningen op orde heeft. Toch komt die vraag af en toe op, tja, vakidioten….’

Dennis schreef in de vorige blog uitgebreid over Contractmanagement, wat het is en hoe je het in 3 stappen kunt aanpakken. Ik ga het in deze blog hebben over de toepassing voor Certificaten- en Vergunningen management met behulp van CloudCompagnon.

Contractbeheer heeft tot doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en correcte contractuele afspraken. Het is de eerste stap van contractmanagement waarbij juiste administratie van informatie noodzakelijk is. Zo worden risico’s beperkt en beoogde benefits zoveel mogelijk benut (bron: NEVI).

Hoe je dit succesvol en eenvoudig kunt doen met behulp van een document management systeem, vertel ik je aan de hand van drie succespijlers voor contractbeheer.

Wie ervaring heeft met de mode- of ICT-branche, weet dat maatwerk passend maakt. Maatwerk zorgt ervoor dat een pak jou past, inclusief je wensen en lifestyle. Het valt mooi, zit lekker en met die kwalitatieve stof hoef jij je geen zorgen te maken over bijzaken zoals kreukels. Een goede kleermaker verstaat zijn vak en zet jouw ideeën om in functioneel Italiaanse swag. De kosten voor dit vakmanschap betaal je met liefde. Je voelt je immers geweldig omdat je pak voor je werkt.

“Ben je al begonnen met de GDPR?” Die vraag krijg ik vaak. “Ja,” zeg ik dan, “allang. In mei is het zover, dan wil ik klaar zijn.” “O, wij moeten nog beginnen. Zal wel goedkomen, toch?” Natuurlijk komt het goed. Waar de wil is, waar de verhouding ‘data te verwerken/resterende tijd’ laat zien dat je op tijd klaar kan zijn en er geld beschikbaar is om eventuele maatregelen te treffen, dáár komt het goed. De General Data Protection Regulation (GDPR) houdt de gemoederen bezig.